Среда , 13 Декабрь 2017

Налоги 2018 в РФ » Документы, бланки и формы налогов в РФ » Образцы заполнения документов, бланков и форм в РФ » Заполняем личную карточку работника по примеру (образцу) в РФ

Заполняем личную карточку работника по примеру (образцу) в РФ

Внимание! Информация в статье могла устареть. Все самые полные и актуальные сведения по любым юридическим вопросам - в консультациях наших юристов.

Личная карточка работника – это особый документ, который заполняется на всех сотрудников по данному месту работы. Сюда входят все работники, включая тех, кто работает по сезонам или трудоустроен временно. Заводить ее должны с того момента, когда между сотрудником и работодателем подписывается трудовой договор. Закрывают ее, только в случае увольнения работника или расторжения с ним договора.

Она нужна для тех редких случаев, когда человек теряет свою трудовую книжку. Тогда его личная карточка, будет служить доказательством его трудового стажа у этого работодателя.

Скачать бланк личной карточки работника

1. Форма личной карточки работника (Word)

2. Бланк личной карточки сотрудника (Excel)

3. Образец заполнения унифицированной формы № Т-2

Некоторые, путают личную карточку с личным листком , хранящимся в отделе кадров, или с анкетой. Анкета и личный лист заполняются самими работником, и только в том случае, если на данном предприятии это предусмотрено. Личная карта работника заполняется сотрудником отдела кадров, на основании приказа о принятии человека на работу.

Все организации должны обязательно вести личные карты, согласно постановлению №1 Федеральной службы государственной статистики, которое было принято 5 января 2004 года. Стоит заметить, что предпринимателей данное правило не касается.

По какой форме заполняется личная карта

Для заполнения личных карт, применяют форму № Т-2. Сама карта, печатается на специальных бланках с кодом по ОКУД 0301002, имеющих формат 2А4. На предприятии необходим только один экземпляр карточки.

Форма № Т-2, имеет 4 страницы, каждая из которых разделена на блоки. На первых двух страниц пишется общая информация о сотруднике, а остальные страницы, заполняются в процессе трудовой деятельности человека.
Также, при ее заполнении, требуется указание кодов классификации. Это ОКИН( категория граждан), ОКСО(Специальность), ОКПДТР( должность и разряд) и код профессии.

Не рекомендуют использовать в карточке знаки двоеточия (:), черточки (/), и знак равно(=). Заполнять можно как вручную, так и на компьютере или печатной машинке. В последнее время, их вообще стали заводить в электронном виде.

Где хранятся личные карточки работников

Личные карточки, должны храниться в отделе кадров, в недоступном для посторонних людей месте. То есть, доступ к ним, должен быть только у сотрудников кадровой службы.

Они разделяются по отделениям предприятия, а внутри каждого отделения – по алфавиту, в зависимости от буквы, с которой начинается фамилия.

Карточки тех, кто уже уволился и не работает здесь, хранятся отдельно. Их разделяют в соответствии с годами прекращения работы, а внутри – также, в алфавитном порядке. Если руководствоваться постановлением Комитета статистики, то срок их хранения составляет 75 лет.

Какие документы нужны для заполнения карты

• Трудовой договор;

• Распоряжение или приказ о принятии сотрудника на работу;

• Паспорт работника;

• Трудовая книжка;

• Свидетельство пенсионного страховании;

• Военный билет (для мужчин);

• ИНН;

• Аттестат или диплом о соответствующем образовании;

• Документы, подтверждающие получение дополнительных профессиональных навыков, если таковые имеются;

• Автобиография работника, заполненная им самим.

Какие разделы в себя включает личная карточка

1. Общие сведения.

2. Сведения о воинском учете.

3. Сведения о приеме на работу, а также, о карьерном росте.

4. Аттестация.

5. Повышение квалификации.

6. Переподготовка в профессиональном плане.

7. Сведения о наградах, премиях и т.д.

8. Отпуск.

9. Предоставляемые льготы, в соответствии с российским законодательством.

10. Дополнительная информация.

11. Сведения о причинах увольнения.

Раздел «Общие сведения»

Для начала, заполняется верхняя часть бланка карты.

Сюда, в определенные разделы, вносятся все необходимые коды, наименование организации, и ее юридический адрес.

Далее, записывается табельный номер сотрудника, присвоенный ему при устройстве на работу, номер ИНН, и номер свидетельства пенсионного страхования. Сотрудник обязан предоставить его работодателю, в соответствии с первой частью 65 статьи ТК РФ.

В графе «Алфавит», проставляется буква, с которой начинается фамилия работника. Чуть ниже указывается характер работы ( постоянная или временная), ее тип ( основная или по совместительству), и пол устраивающегося ( мужской или женский).

В самом разделе «Общие сведения», сначала заполняют места, где должны быть указаны коды информации: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

А далее, в соответствии с паспортными данными, идут:

– ФИО сотрудника;

– дата и место рождения;

– гражданство;

– степень знания языка (в том числе, и иностранных);

– информация об образовании (заполняется на основании предоставленных документов);

– профессия, с указанием ее кода, и кода должности;

– общий стаж работы;

– сведения о состоянии в браке (в том числе, информация о разводах);

– состав семьи (указываются только близкие родственники);

– паспортные данные (серия и номер, место и дата выдачи);

– место жительства (по прописке и фактическое).

Раздел «Сведения о воинском учете»

Этот раздел заполняется на основании военного билета (для тех, кто служил) или, ссылаясь на временное удостоверение (для тех, кто находится в запасе). Те, кто еще не призывался на военную службу, обязаны предоставить соответствующее удостоверение гражданина.

В нужных пунктах раздела, указываются категория запаса, состав, кодовое обозначение, категория годности и состояние на воинском учете.

Для тех, кто еще только собирается на службу в ряды российской армии, во всех пунктах, фиксируется запись – «Подлежит призыву».

Этот раздел заканчивает вторую страницу формы № Т-2. Внизу страницы, сотрудник кадровой службы, занимающийся заполнением личной карточки сотрудника, обязан проставить свою подпись и дату. В следующей строчке, работник, на которого эта карта заведена, должен проставить личную подпись, ориентируясь на которую, ему будут выдавать заработную плату.

Раздел «Сведения о приеме на работу» и «Сведения о причинах увольнения»

Этот раздел, считается одним из наиболее важных. Все записи здесь делаются на основании приказов о принятии на работу, о переводе на другую должность, или об увольнении работника и расторжении с ним трудового договора.
Все сведения, должны быть внесены с указанием соответствующих статей Трудового кодекса РФ.

Раздел «Аттестация»

Здесь указывается дата прохождения аттестации сотрудником и решение комиссии, со ссылкой на протокол результатов аттестации.

Раздел «Повышение квалификации»

Этот раздел, заполняется на основании предоставленных сотрудником удостоверений о повышении квалификации, или на основании данных, поступающих из центра подготовки кадров.

Внесению подлежит следующая информация:

• Сроки обучения, с указанием даты начала и конца;

• Вид повышения квалификации;

• Наименование того учебного заведения, где сотрудник получал знания;

• Вид документа (свидетельство или удостоверение).

Аналогично с этим, заполняется и раздел «Переподготовка в профессиональном плане».

Раздел «Сведения о наградах, премиях и т. д.»

Указываются все виды поощрения, применявшиеся к работнику, в соответствии со статьей 191 ТК РФ.

Раздел «Отпуск»

Здесь указываются сведения обо всех видах отпусков, которые брал работник, за время его деятельности у данного работодателя. Сюда входит ежегодный оплачиваемый отпуск и отпуск по уходу за ребенком (часть вторая статьи 121 ТК РФ).

Обязательно указываются даты, когда работник ушел в отпуск, и когда он из него вышел. Так как, места в этой графе очень мало, то его, зачастую, не хватает. В связи с этим, оформляется дополнение личной карточки, по той же форме № Т-2, куда и вносится необходимая информация.

Раздел о льготах

Тут указываются все льготы, на которые работник имеет право, опираясь на российское законодательство.

Раздел «Дополнительная информация»

Сюда вносятся любые данные, по желанию работодателя.

Можно ли менять данные в личной карточке работника?

Да, менять данные можно. Для этого, старую информацию, работник кадровой службы зачеркивает одной чертой. После этого, в свободном месте рядом, вносится новая информация, и заверяется сотрудником отдела кадров.
Еще, возможна замена страницы, на которой были внесены изменения. Полностью менять личную карточку работника, не рекомендуется, так как, потом будет очень сложно восстановить всю старые данные.

Если же, работник кадровой службы, случайно ошибся, то ошибочные данные зачеркиваются и записываются правильные. Ниже пишется надпись «Исправлено», и ставится подпись.

Вопросы/ответы:

1. Где взять коды ОКИН, ОКАТО, ОКСО?
– Все ваши коды вы можете посмотреть на регистрационном свидетельстве из статистики.

2. Обязательно ли ведение личных карточек работников?
– Да, обязательно для всех, кроме ИП.

3. Как хранить личные карточки действующих и уволенных сотрудников?
– Отдельно друг от друга.

4. Возможно, ли заполнять карточку частично на компьютере, частично от руки. Или это нарушение?
– Да, возможно.

5. Сколько, по времени, должна храниться личная карточка сотрудника?
– 75 лет.

Заполняем личную карточку работника по примеру (образцу) в РФ Reviewed by on . Личная карточка работника - это особый документ, который заполняется на всех сотрудников по данному месту работы. Сюда входят все работники, включая тех, кто ра Личная карточка работника - это особый документ, который заполняется на всех сотрудников по данному месту работы. Сюда входят все работники, включая тех, кто ра Rating: 0
scroll to top